Trello

¿Cuántas cosas hacemos a lo largo del día? Probablemente la mayoría de nosotros no paremos casi ni un instante. Tenemos compromisos, tareas, cosas que recordar y, sobre todo, muchas interrupciones. No creo que sea el único al que a menudo se le olviden las cosas que he estado haciendo o aquello que me dijeron hace días que iba a tener que hacer. Una herramienta que nos ayudará a poder liberar nuestra mente y no tener que recordar lo que hicimos y lo que tenemos que hacer es Trello.

Trello nos permite crear tableros donde podremos incluir toda la información que queramos, como si de un tablón con chinchetas se tratara. Podemos crear tantos tablones como queramos, clasificándolos por la temática que más nos convenga. Estos tablones pueden ser privados o compartirlos con otros usuarios de la aplicación, como compañeros de trabajo u amigos.

Dentro de cada tablón, se pueden añadir tantas listas como queramos. Imaginad que queréis organizar una excursión entre varios amigos. Unos se encargaría de la comida, otros del transporte y otros de las actividades, por ejemplo. Para simplificar y que todos sepan el estado de todo, se podría crear un tablón compartido en Trello, con tres listas, en las que se irán añadiendo tarjetas donde se muestre toda la información que queramos.

Las tarjetas pueden contener descripciones, imágenes, enlaces, stickers, listas de tareas, comentarios, fechas de vencimiento... Además, pueden etiquetarse de forma que se puedan realizar búsquedas rápidas y encontrarlas con facilidad. Las tarjetas también pueden moverse de una lista a otra, o almacenarse si ya no la necesitamos.

Además, por si fuera poco, puedes acceder a toda la información que tengas guardada en Trello en cualquier momento y cualquier lugar. Sólo tienes que decargarte la App (para Android o iOS) o entrar en la página web, iniciar sesión y listo: puedes actualizar tus tarjetas con total facilidad.

Trello es, sin duda, la herramienta ideal para quien, como yo, tiene mil cosas entre mano y no recuerda nunca en qué estado se encuentran. Puedes usarlo para un sin fin de cosas, como para registrar los avances de tus tareas diarias, a modo de agenda, para organizar equipos de personas o, simplemente, para dejar registrado en algún lado los pasos que seguiste en su día para hacer algo.

Os recomiendo que le deis una oportunidad, que comentéis qué os ha parecido y que compartáis ideas sobre cómo lo podéis emplear en vuestro día a día. ¡Seguro que se os ocurre un millón de usos!

Microsoft OneNote

Es alucinante cómo pensamos que conocemos todo lo que nos ofrecen las herramientas más populares hasta que de repente descubres que existe algo que siempre ha estado ahí y que ignorabas hasta entonces. Eso es lo que me pasó a mí cuando me hablaron por primera vez de Microsoft OneNote, que pensé "¿Eso qué es? Seguro que no aporta nada" hasta que me puse a trastear con esta herramienta y quedé gratamente sorprendido.

Seguro que si más de uno busca en su sistema operativo, se dará cuenta de que su paquete Office o su sistema operativo ya traía este programa y que, por lo tanto, no debe instalar nada para usarlo. El objetivo que persigue Microsoft OneNote es, como su propio nombre indica, unificar todas nuestras notas.

Mediante un sencillo e intuitivo sistema de gestión de blocs de notas, podemos añadir pestañas y páginas, en las que clasifiquemos nuestras anotaciones como mejor nos parezca. Estas notas pueden contener imágenes, enlaces, listas de tareas e, incluso, manuscritos que anotemos en nuestro móvil, tablet o navegador web. Y es que este es uno de los puntos fuertes de esta aplicación: se puede instalar de forma gratuita en tablets y teléfonos móviles, independientemente del sistema operativo que tengan, de forma que siempre puedes tener a mano tus notas con solo iniciar sesión con tu cuenta de microsoft (hotmail, microsoft, live, skype...).

Por supuesto, cuenta con la posibilidad de compartir las notas con otras personas, mostrando en todo momento quién está dentro de cada una de ellas y en qué punto se encuentran editando.

Como podéis ver, suena bastante similar a otras herramientas, entonces, ¿por qué os estoy contando todo esto? Pues porque existen pequeñas diferencias que, al menos en mi ámbito laboral, me ha hecho decantarme por ella. El primero, y bastante más importante, es que Microsoft OneNote cuenta con bastante espacio gratuito, pudiendo llegar a ser hasta 7 GB si te lo montas bien. Además, no cuenta con límite por cada fichero, más allá del espacio de almacenamiento máximo del que dispongamos.

Cuenta con una herramienta para interpretar tu escritura y mecanografiar lo que escribas en la tablet o móvil. Esta herramienta es tremendamente útil para aquellos casos en los que queramos plasmar nuestras notas en alguna otra herramienta de nuestro sistema o para poder editarlas fácilmente.

Algunas versiones cuentan con plantillas que podrás utilizar para hacer tus notas más originales que una simple hoja en blanco, así como la posibilidad de añadir renglones que te facilitarán tu escritura a mano alzada. Y si no quieres que se te escape nada, ¿por qué no pones a grabar el audio de todo lo que ocurre mientras tomas notas? Microsoft OneNote ofrece la posibilidad de registrar audios con bastante buena calidad que luego pueden compartirse con otras personas.

Por si todo esto fuera poco, permite hacer uso de múltiples funciones matemáticas y estadísticas como si de un documento Excel se tratara. Todo esto, sumado a la posibilidad de escribir cómo y donde quieras dentro de la página, convierten a Microsoft OneNote en una herramienta imprescindible para llevar a las reuniones o, simplemente, para guardar tus pensamientos e ideas.

Google Keep

Muy buenas a todos

La verdad es que esta entrada no la tenía planeada, pero ayer por la noche me enteré de una noticia muy interesante y he querido compartirlo con vosotros tan pronto como he podido. Google ha lanzado el pasado día 21 una nueva herramienta para hacernos la vida un poquito más fácil. Se trata de Google Keep.

Google Keep se trata de una aplicación de notas que nos permite crear post-its cuando queramos y donde queramos. De forma similar a como lo hacen otras aplicaciones, puedes instalar una app en tu dispositivo Android y, con tu smartphone o tablet, escribir las anotaciones que quieras.

Puedes crear notas de texto, con imágenes y listas de tareas. Estas notas pueden compartirse con tus amigos y archivarlas o borrarlas cuando no te sean útiles. Todas tus notas se sincronizarán con tu cuenta de gmail y podrás acceder a ellas desde cualquier dispositivo móvil o desde la aplicación web.

Hasta ahora no parece que haya nada nuevo, ¿verdad? Pues es que aún falta el punto fuerte de esta aplicación. ¿Nunca os ha pasado que queréis tomar nota de algo pero estáis con las manos ocupadas por ir conduciendo o estar cargando algo? Pues eso se soluciona con la opción que incluye Google Keep para tomar notas dictadas, que suelen ser bastante acertadas al hacer uso de las herramientas de las que dispone Android.

Ventajas:

• Aplicación completamente gratuita.
• Cómoda de usar y muy intuitiva. Es muy ligera.
• Puedes añadir notas normales, notas con imágenes y listas de tareas.
• Cuenta con una opción para notas dictadas mediante el detector de palabras que trae instalado Android.
• Tiene un diseño muy vistoso, pudiendo configurarlo para ver tus notas en una columna o en varias.
• Sincroniza tus notas con tu cuenta de Gmail para que nunca las pierdas.
• Cuenta con una versión web de la aplicación.
• Completamente en español.

Desventajas:

• Sólo disponible para Android de momento.
• No todos los dispositivos móviles tienen acceso a ella de momento.
• No ofrece tantas opciones como otras aplicaciones, aunque es bastante más ligera.

Conclusión:

Google Keep no es la nueva maravilla del mundo, pero es una aplicación que cumple su función muy bien sin sobrecargar nuestro móvil o tablet. No está de más que, si tu dispositivo Android la soporta, trates de instalarla y la pruebes un poco, al fin y al cabo, es gratis.

P.D.: El día no ha terminado, esta no es la entrada que tenía pensada para hoy, así que atentos, que en unas horas, traeré novedades.